La flota gris (o grey fleet) se refiere a los vehículos privados de empleados que se utilizan para desplazamientos laborales (visitas a clientes, reparto, viajes de trabajo, etc.).
Aunque históricamente, la flota gris ha ofrecido a las empresas una «conveniencia y simplicidad ad hoc» que resulta irresistible, es necesario profundizar en el conocimiento porque, aunque estos vehículos no forman parte de la flota oficial de la empresa, sí generan costes, riesgos y responsabilidades que muchas veces quedan fuera del radar de gestión corporativa.
la flota gris es un fenómeno global, con impacto directo en la seguridad vial laboral, los costes corporativos y las políticas de sostenibilidad.
¿Qué tamaño tiene la flota gris en España?
Según la Asociación Española de Gestores de Viajes de Empresa, se estima que la flota gris en España alcanza aproximadamente 7 millones de vehículos, lo que equivaldría a cerca del 80% de los vehículos de empresa que circulan por las carreteras —es decir, la flota gris cuadriplica a la flota oficial gestionada por las compañías.
Por otra parte, el informe Cómo se desplazan los trabajadores españoles (2024), realizado por el Arval Mobility Observatory , confirma que el vehículo privado es el medio predominante tanto para acudir al trabajo como para realizar viajes de negocios, resaltando que es el medio más utilizado para viajes profesionales, por encima de vehículos de empresa o transporte público.
Estas tendencias estructurales refuerzan la gran dimensión de la flota gris en España, puesto que el uso intensivo del vehículo privado es la base de este fenómeno.
Más antiguos y con más kilómetros a cuestas
Los análisis del sector coinciden en que la flota gris es, por término medio, más antigua que la flota corporativa, con más del 65% de vehículos con más de 10 años. A esto se suma el elevado uso por motivos laborales, se estima que muchos perfiles de trabajadores recorren más de 2.300 km al mes, lo que incrementa el desgaste y los riesgos asociados.
La rapidez, la comodidad y la economía son los principales motivos por los que se opta por el vehículo privado en los desplazamientos laborales, en España, incluso para viajes profesionales de mayor distancia, los trabajadores siguen prefiriendo el coche particular frente a alternativas corporativas o sostenibles. Esto evidencia que una parte muy significativa de la actividad laboral en carretera se desarrolla en el contexto de la flota gris.
Costes y riesgos derivados de la flota gris
La dependencia intensiva del vehículo privado genera costes ocultos para las empresas que deben ser valorados en su justa medida, como los reembolsos por kilometraje, riesgos legales, mayor exposición a siniestros y dificultades de control en materia de prevención de riesgos laborales. Además, el uso de coches más antiguos implica mayores emisiones, peor seguridad y mayores costes energéticos.
El estudio realizado por el Observatorio de Arval, apunta algo preocupante y es que la baja implantación de políticas corporativas de movilidad en España hace que los empleados no dispongan de alternativas que reduzcan el uso del vehículo privado, lo que cronifica el modelo de flota gris y sus riesgos asociados.
La flota gris en Europa
La flota gris no es exclusiva del mercado español; en varios países europeos y especialmente en el Reino Unido su impacto es aún más significativo.
Los informes del European Transport Safety Council (ETSC) y de entidades británicas como la British Vehicle Rental & Leasing Association (BVRLA) muestran que:
- En el Reino Unido, existen entre 10 y 14 millones de vehículos de flota gris, una cifra que supera con creces el número de vehículos corporativos oficiales.
- Hasta el 57% de los desplazamientos laborales del sector público británico se realiza con vehículos privados pertenecientes a empleados.
- Solo 1 de cada 3 vehículos de la flota gris en Reino Unido tiene calificación 5 estrellas EuroNCAP, lo que implica mayores riesgos en seguridad vial.
- En Irlanda, el uso del vehículo privado para desplazamientos profesionales es también la norma, con una flota envejecida y menor presencia de tecnologías avanzadas de seguridad.
Esto ha llevado a países como Reino Unido a una creciente atención legislativa sobre el “duty of care” (deber de cuidado) de las empresas en la gestión de estos vehículos.
Buenas prácticas para gestionar la flota gris
Una gestión proactiva por parte de la empresa reduce siniestros, costes y emisiones; mejora la satisfacción del empleado (si se ofrecen soluciones sostenibles o compensaciones justas) y protege legalmente a la empresa frente a inspecciones o responsabilidades laborales. Además, la transición a vehículos más eficientes o eléctricos, bien gestionada, puede alinearse con objetivos de RSC y ahorro a medio plazo
Aspectos a tener en cuenta por parte de la empresa serian:
• Establecer una política de movilidad clara y bien documentada, definiendo cuándo se permite el uso de vehículo privado, condiciones, límites de kilometraje y retribuciones por km. Documentarlo reduce ambigüedades.
• Controles mínimos de idoneidad para estos vehículos, exigiendo documentación (ITV, seguro que cubra uso profesional, mantenimiento) y realizando comprobaciones periódicas o exigir comprobantes. Esto no convierte la empresa en propietaria, pero sí en gestora de riesgos.
• Impulsar alternativas como el renting, leasing o incentivos para vehículos corporativos o planes de movilidad sostenible (car sharing, coche de empresa, transporte público), reduciendo exposición a la flota gris.
• Formación y campañas de concienciación, cursos de conducción segura y políticas sobre uso del móvil al volante. Muchos siniestros laborales en carretera están vinculados a distracciones y fatiga.
• Utilización de herramientas que permitan medir kilómetros profesionales, antigüedad de vehículos y costes; así las decisiones se basan en datos reales.
En conclusión, un nuevo escenario y prioridades
España se encuentra alineada con Europa en la dependencia del vehículo privado, lo que explica la magnitud de la flota gris y subraya la necesidad de políticas corporativas más sólidas para gestionarla con eficacia.
La flota gris se ha convertido en la opción por defecto para los desplazamientos laborales en el nuevo contexto de trabajo posterior a la pandemia, marcado por el auge del teletrabajo y el modelo híbrido. Este cambio ha reducido la necesidad de flotas corporativas dedicadas, mientras que el vehículo privado continúa siendo el medio dominante para acudir al trabajo y realizar viajes de negocio.
Al mismo tiempo, la sostenibilidad se ha convertido en una prioridad creciente para empresas y trabajadores, lo que entra en tensión con el envejecimiento de los vehículos de la flota gris, que emiten un 19% más de CO₂ que los coches de empresa. Aunque crece la demanda de vehículos ECO y dos tercios de las empresas detectan mayor interés por opciones más sostenibles, las políticas corporativas aún no aprovechan plenamente alternativas como el carsharing, presente solo en el 5% de los viajes de negocio. En este contexto, ofrecer soluciones de movilidad diversificadas —como coches de empresa modernos o presupuestos de movilidad— es cada vez más relevante para atraer y retener talento, siendo un factor determinante para el 62% de los empleados a la hora de elegir una nueva compañía.
